样品检测是货物类招标采购项目技术评审的重要手段之一，随着电子招标投标和远程开评标的推广普及，样品检测的诸多弊端逐渐显现。本文梳理了目前常见的四种样品检测方式，结合适用场景及各自特点分析样品检测存在的风险，并站在招标人角度探讨相关应对策略，为招标人主动防范及规避招标投标活动中样品检测风险提供建议。
一、前言
对于某些招标采购项目，如果存在仅凭书面方式不能准确描述采购需求或者需要对样品进行主观判断以确认是否满足采购需求等特殊情况，可以要求投标人提供样品以供评审。而对于产品技术指标、质量、精度等要求极高的项目，仅凭样品实物观察无法直观判断产品是否满足采购需求，需要借助专业技术、专业仪器设备、专业人员或者特殊测试条件才能获取相关指标数据，招标人可要求对样品进行检测，并依据检测结果进行技术评审，从而提高招标采购项目的一次性成功率及招标采购质量。可见样品检测对采购目标达成的作用不言而喻，但在招标投标实践中，随着电子招标投标和远程开评标的推广普及，由于样品提交要求、检测方法、检测标准、检测指标、样品量化、评分细则设置等方面存在着诸多问题，样品检测在保证公平公正性、检测过程及结果权威性、样品代表性、关键信息保密性和合规性等方面的风险逐渐突显，导致某个环节稍微操作不当就容易引起投诉和质疑，甚至影响项目采购实施及后续履约。因此，招标人迫切需要采取相应的措施来规避和应对样品检测带来的风险。
为此，本文通过梳理目前常见的四种样品检测方式，分析其适用场景及各自特点，从样品检测存在的风险点入手，并站在招标人角度探讨其应对策略，变被动处理为主动应对，为招标人主动防范及规避招标投标活动中样品检测风险提供实践建议。
二、样品检测方式分析
目前常见的样品检测方式有四种：现场抽检、招标人集中送检（评审前）、招标人集中送检（评审后）、投标人自行检测，四种检测方式的适用场景及特点见表1。
三、样品检测风险分析
（一）样品检测的权威性风险
招标采购项目的样品检测一般由招标人或具备相应检测资质的第三方检测机构来完成，检测内容和检测标准由招标人根据采购需求并结合相关国家标准或行业标准来制订，检测机构和检测标准的权威性直接影响检测结果的说服力。如不具备样品检测专业能力的招标人自行负责检测，或者委托不具备相关检测资质的检测机构来开展检测，检测结果当然很难让人信服，无法反映投标产品的真实质量及技术水平；而检测内容、检测方法、检测条件如果没有权威的标准可依，或者其依据的相关标准已经过时作废，这些都会对检测结果造成影响，从而影响招标采购活动的公平公正性。
（二）检测指标的代表性风险
反映产品外观、质量和技术性能的指标有很多种，招标人为了提高招标采购效率，需要结合产品使用场景等实际情况从中选择一部分级别高且兼具代表性的指标来进行检测。如果检测指标选择不当，则无法充分反映投标产品的真实质量及技术水平，不利于项目评审，很难实现采购目标。
（三）信息泄露风险
样品检测可能涉及招标人与投标人、招标人与检测机构、投标人与检测机构以及投标人之间的接触，如果某个环节处理不当，很容易造成信息泄露。尤其在项目开标和评审结果出来之前保密性无法保障。不论采取何种检测方式，信息泄露的风险均无法避免。
（四）招标采购流程的合规风险
目前国家现行的法律法规除了《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第 87 号）对样品提交提出了要求外，其他法律法规对于样品检测要求并未明确规定，但这并不代表样品检测无规可依。样品本身作为投标文件的组成部分，需要遵守法律法规关于投标文件的相关规定，因此样品检测在保证招标投标活动的公开、公平、公正、竞争性、评审信息保密性方面存在着合规风险。
（五）样品运输、存放及保管风险
投标人将样品递交到招标人手中，双方确认签署完《样品接收登记表》，样品的存放和保管责任即由招标人承担。对于招标人统一集中送检的样品，运输途中可能会发生样品丢失、损坏以及弄混的风险；样品检测过程中及检测后也可能存在样品丢失、损坏、弄混、存放及保管不当等风险。对于投标人自行检测和现场抽检的样品，虽然检测和运输过程中的风险无须招标人承担，但样品递交后的风险仍须招标人承担。例如：样品存放室无专人看管，保管不当造成样品丢失或者损坏，从而影响项目评审和采购结果。
（六）采购周期延长，增加招标成本和采购风险
不论是评审前检测还是评审后检测均会造成采购周期的延长。一方面，投标人样品制作、运输需要花费一定的时间和成本；另一方面，样品检测也需要花费一定的时间和成本，同时招标人因样品检测增加了采购工作量和采购成本。如对于样品检测作为评审因素的项目，所有投标人递交的样品检测完成后方可开始项目评审；对于样品检测作为中标条件的项目，拟中标人样品检测结果合格后方可定标，检测结果不合格需要重新确定中标人甚至采购失败，招标人对样品运输、存放、保管、评审工作均增加了采购工作量，由此带来了时间成本、会务成本、人工成本甚至招标代理成本的增加，采购失败、重新评审等各环节的不确定性更是增加了采购风险。
（七）投诉和质疑风险
样品检测作为投标的重要环节，稍微操作不当就容易引起投诉和质疑。如样品检测要求不明确或者未结合项目实际情况而制订了高于采购需求的检测标准，导致投标人样品检测结果不合格；检测过程中造成投标人信息或检测结果泄露；因检测机构、检测人员操作不当、检测方法不合规等问题造成检测结果失真；样品运输、保管不当造成投标人样品丢失或损坏；人为干预影响样品检测的客观公正性等，这些因素都容易引起质疑和投诉，不利于采购目标达成。
四、招标人应对策略
（一）招标文件中明确样品检测相关要求，做到检测标准有理可依，检测内容及过程有据可查
1．合理选择检测样品
检测样品的选择要具有代表性，同时要兼顾投标人产品制造和运输等投标成本，在保证采购需求的同时本着不给投标人增加负担的人性化处理原则，灵活确定检测样品。如对于产品种类多的样品，可选择采购数量多、采购金额占比大的少数几个样品；对于体积或面积较大的样品可提供小样检测；对于成套设备可提供主要零配件检测等。
2．科学确定检测机构
招标人和评标委员会往往不具备检测资质，也无任何检测手段，仅凭目测很难判断产品指标的好坏，除了尺寸外观等可目测的指标，其他指标应由权威检测机构来进行检测。考虑公平原则，笔者建议招标人不应限定地区性的某一家检测机构。对于招标人集中送检的情形，可结合项目实际情况并考虑检测费用随机选取不同区域的某几家具备该产品检测资质的检测机构；对于投标人自行检测的情形，不得限定检测机构，凡是经过国家权威机构认可的具备该产品检测资质的检测机构都应该满足采购要求。
3．招标文件中明确样品检测内容、检测方法、检测标准、检测费用及承担主体
检测内容的设定应结合产品使用场景、采购目标等实际情况来选择；检测标准和方法应依据国家标准和行业标准等权威性的标准，对于没有权威性标准的指标，其标准设定要经得起实践考验；同时，本着公开透明原则，检测费用及承担主体也需要在招标文件中明确，以便投标人测算投标成本。
（二）借助互联网信息等科技手段，做好样品检测全过程的证据保全工作
对于采用电子招标投标和远程评标的项目，可采用视频远程抽样来替代递交样品实物，并且在视频监控下做好样品封存，由投标人自行委托有产品检测资质的权威检测机构进行样品检测，同时检测过程全程摄像，检测报告随投标文件一同递交。对于招标人集中送检的项目，样品接收应由招标人和投标人双方签字确认并拍照留证，运输、保存、检测过程中派专人看管，并做好监控录像，严格禁止无关人员接触样品。确保样品检测各环节留证，避免因此产生不必要的投诉风险。
（三）注意检测全过程的监督和保密，最大程度保证公平公正
1．邮寄递交样品或分时间段接收样品
为了防止投标人在开标之前相互接触，避免投标人信息泄露，可采取邮寄递交样品方式，或者针对不同投标人分别设置不同的样品递交时间。
2．样品盲测
为防止检测机构与投标人之间相互串通，投标人信息需对检测机构保密。因此，样品检测前需隐去其表面与投标人相关的信息，并进行暗码编号，有条件的可委托公证机构完成该项工作。
3．成立检测监督小组
为了确保检测过程的公平公正性，避免测试方法产生歧义，同时减少质疑和投诉风险，可由招标单位采购部门、技术部门共同组成检测监督组，检测监督组与检测机构共同对密封样品进行拆封检验，并监督检测过程，复核检测结果记录。
（四）严格追究投标人弄虚作假的责任
面对投标人对样品检测的弄虚作假行为，由于收集证据、处理纠纷、诉讼耗时长等原因，招标人出于项目进度考虑，往往会选择息事宁人，对投标人的要求仅仅是不退还其投标保证金，不再进一步追究其赔偿责任。这种处理手法反而助长了弄虚作假的不良风气，不利于招标投标市场的持续健康发展。建议招标人在遇到此类行为时，严格按照相关法律法规规定处理，对于给招标人造成的损失，依法要求投标人赔偿损失。情节严重的，将其纳入企业不良行为记录名单。
五、结束语
样品检测的目的是促进招标采购目标达成，虽然存在着诸多弊端与风险，但这些风险和弊端是可以通过合理的方式规避或主动应对从而减少风险的。本文通过对样品检测方式及相关风险分析，旨在帮助招标人寻求样品检测出现问题时的应对策略。笔者认为样品检测风险应在招标方案阶段进行全面考虑，结合项目实际情况选择合适的检测方式并明确样品检测相关要求；借助互联网信息等科技手段做好样品检测全过程的证据保全工作；做好检测全过程的监督和保密，最大程度保证招标采购活动的公平公正性；对于提供虚假检测报告等弄虚作假行为，招标人要严格追究其弄虚作假的责任，以此规范投标市场环境，增强投标竞争性，提高招标采购质量及效率。
作者：周丽娜 许燕玲
作者单位：华信咨询设计研究院有限公司
来源：《招标采购管理》