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协会制度

发表时间:2006-12-06 文章来源:广东省招标投标协会

 

 (广东省招标投标协会秘书处工作制度

协会理事会的常设机构为秘书处。秘书处下设专家工作委员会、行业自律工作委员会、行政事务服务部、合作交流部、会员服务部、信息咨询部、办公室、财务部。 

一、秘书长

主持协会秘书处工作,行使下列职权:

(一)主持办事机构开展日常工作,组织实施年度工作计划;

(二)协调各分支机构、代表机构、实体机构开展工作;

(三)提名副秘书长以及各办事机构、分支机构、代表机构和实体机构主要负责人,交理事会或常务理事会决定;

(四)决定办事机构、代表机构、实体机构专职工作人员的聘用;

(五)向理事会、会员代表大会报告财务收支情况;

(六)处理其他日常事务。

协会秘书处研究重大事项,可请协会有关业务顾问参加。

二、副秘书长

协助秘书长工作,行使下列职权:

分管协会培训、咨询、调查研究。

三、专家工作委员会

专家委员会是广东省招标投标协会下属的非赢利分支机构,在协会理事会的领导下工作。专家委员会是广东省招标投标协会的培训师资库、咨询平台、顾问平台和学术机构。专家委员会在协会的领导下为广东省招标投标行业的科学发展、和谐发展和可持续发展服务。

四、行业自律工作委员会

为了建立和健全招标投标、工程造价咨询、工程监理行业诚信自律机制,促进行业企业自觉履行守法、诚信的社会责任,维护行业企业的合法权益,自觉抵制失信、违规、违法行为,规范市场秩序,促进招标投标事业健康发展(详见附件)。

五、行政事务服务部

主要负责政府授权委托的职能:

(一)“广东省中央投资项目招标代理机构资格“的认定、升级、延续、重新确立、变更、年检的受理和初步审核;

(二)《招标采购代理规范》广东省内的宣传、培训、管理、反馈。

(三) “广东省内招标代理机构诚信创优”的初步审核。

(四)组织开展庆典、研讨会、论坛、评比、达标、表彰。

(五)申报接受政府职能转移和购买服务资质。

(六)申请省民政厅公益创投项目和扶持社会组织发展项目的服务。

(七)组织评选、奖励省优秀会员单位、优秀招标师、优秀成果创优活动;

(八)申报社会组织等级评估服务;

(九)办理协会领导交办的其他工作。

六、合作交流部

主要负责会员单位间的交流:

(一)组织开展政策、课题和工作调研,考察学习活动

(二)组织招、投标学术交流、经验介绍;

(三)开拓协会合作交流,与发展会员相关的工作;

(四)组织政策理论课题研究和宣传工作;

(五)征稿、编写、印发、邮寄《广东省招标投标》内刊;

(六)发展和联系特邀理事、通讯员等。

(七)办理协会领导交办的其他工作。

 七、会员服务部

主要负责会员单位的服务:

(一) 负责制定并组织实施协会会员管理规章制度、办法并组织实施;制定中长期发展规划;

(二)会员入会受理、报审、颁发牌匾和会员证

(三) 负责会员单位日常服务工作,监督会员依法,诚信自律,惩戒违规、违法行为;

(四)收集、整理、备案会员信息,建立会员资讯、资信档案信息数据库; 

(五) 协助组织开展各类培训活动;

(六)了解会员的意见、建议和要求,维护会员的合法权益,提出相应办法举措,及时向政府有关部门反映会员诉求,并提供相应的服务;

(七)办理协会领导交办的其他工作。

八、信息咨询部

(一) 负责宣传党和国家关于招标投标的法律、法规和方针政策;

(二) 收集、提供国内外招标投标及相关信息,配合有关部门建立完善招标投标信用体系的相关工作,指导行业的信息平台建设;

(三)建立政策、法规数据库与招标项目数据库;

(四)做好信息化服务平台的业务拓展,网站、微信、微博及短信平台的建设和管理维护工作

(五)接受政府委托受理、催办,核实有关招标投标活动的投诉、举报,鉴定、调解、仲裁招、投标纠纷、争议;

(七) 收集、统计、整理、分析、发送各部门、各行业、各地区招标投标信息数据;

(八) 办理协会领导交办的其他工作。

九、办公室  

(一)负责协会工作的综合协调、工作规划、计划和总结的起草、公文流程、档案管理等工作;

(二)拟订和修订内部管理制度;

(三)印章、证书、票据的管理及使用;

(四)人事、劳资、日常办公用品管理和后勤服务; 

(五)文电管理、公文档案管理、处理来信来访;

(六)负责会长办公会议,常务理事会议,理事会议,会员代表大会及协会领导召集的其它会议事务;

(七)建立与国家、兄弟省市招、投标协会及其它相关协会的交流联系;

(八)负责协会与业务主管部门、登记机关的联系,按期办理年检;

(九)办理协会领导交办的其他工作。

十、财务部

(一)收取会员会费和会费的合理使用与管理;

(二)负责财务相关的行政事务,后勤接待,各项收支、审核、工资核准等工作;

(三)负责会计核算、资金管理,确保资金安全合理使用;

(四)负责固定资产登记管理;

(五)负责会计资料档案管理,报送会计报表,配合税务部门办理纳税申报,及时缴纳税款;

 

(六)办理协会领导交办的其他工作。

 

广东省招标投标协会

二〇一六年九月九日

 

 

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(广东省招标投标协会秘书处管理制度

 

第一章 会议制度

一、根据章程及工作实际需要,协会会议分别为会员代表大会、理事会议、常务理事会议、会长办公会议、专门小组(专题)会议。

二、理事会根据章程,原则上每年召开一次会议,情况特殊的,也可采用通讯形式召开。

三、常务理事会根据章程,至少半年召开一次会议,情况特殊的,也可采用通讯形式召开。

四、根据实际情况,不定期召开会长办公会议、专门小组(专题)会议,研究需解决的阶段性问题。

五、会议的组织、召开、结束等会务工作由秘书处负责。

六、与会人员应办理签到手续。

七、会议结束后,由秘书处做好会议纪要,并经会长签发后发放与会人员。


 
第二章 公文管理

一、公文处理基本原则:准确及时、主次分明,手续严密。

二、收文处理是收到文件后组织文件运行,直至阅办完毕的全过程。

(一)凡上级主管部门发来或转来的文件、其它省、市、机构发来的正式公文、协会领导批转的文件和各职能部门通过各种渠道取得的与本会管理有关的文件,应交到办公室签收、登记并统一编号,送有关领导和部门处理或承办,将处理、承办结果报有关领导后,由办公室存档。

(二)收到与本会直接关联的合同、协议的正式文本,应交到办公室签收、登记、统一编号并存档。以本会名义对外签订的合同、协议的正式文本均由办公室保存,经办部门留存复印件。

(三)上级主管部门及各地机构、组织发来的简报、参阅文件根据内容分别呈送相关领导和部门传阅凡本会领导作了批示的应由办公室登记后交有关部门处理或承办并将处理、承办结果报上述领导后存档。

三、发文处理是文件从拟稿(翻印、复印)到发出的整个运行过程。协会发文程序为:拟稿、审核、打印、签发、归档等。

()拟稿,由发文部门拟定文件正文,填写发文申请单。

()审批并确定文号:文件交办公室统一编号,按管理权限由相关领导签发。

()文件签批后,由办公室办理登记交回经办部门打印、校对,再由办公室用印、发送。发文的定稿由办公室存档。

() 按拟发文件规定的分发范围发文件。

四、发文件时,应随到随送,不得积压。

 

第三章 印章管理

一、坚持“专人管理,审批签发,依章使用,登记交接”的原则。所有印章,实行统一管理,专人保管。

二、凡需加盖各类公章的,应按发文性质和管理权限由相关领导审批;财务用章按财务规定。

三、办公室应置备用印登记薄。凡是用印,都要进行详细的登记,并保存有领导用印签字的文件。

四、协会各类印章的制作、报批、登记、备案、更换、回收、作废、销毁等事宜由办公室负责按程序办理;

五、印章要妥善保管,未经协会领导批准不得带出、销毁;

六、印章管理员离职时,应详细列册,接交双方签字备案。

 

第四章 用工管理

  一、根据国家有关规定实行劳动合同制。

二、按照《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》及国家、省、市相关规定,以双方自愿原则签订和解除相应的劳动合同。

三、聘用新员工应经过试用期。试用期期满,由新员工提出书面的转正申请。试用合格者,协会与其签署劳动合同。

四、协会员工薪酬参照国家、省、市有关规定执行。

五、根据广东省有关规定,协会为正式员工办理和缴纳各种社会保险。

六、实行五天工作制,周六、周日休息。节假日时间按照国家、省、市有关规定执行。由办公室组织进行考勤。

七、员工必须自觉遵守工作作息时间,不得无故迟到、早退、旷工。

八、员工因事、病请假,须说明情况,向相关领导请假。

九、员工休假按照国家相关规定执行。

 

第五章 档案管理

一、协会工作活动中形成的具有使用和保存价值的文件材料,由各部门按年度进行整理、立卷,于每年三季度前把上一年度的档案整理完毕,向办公室移交上一年度的档案。

二、办公室对日常工作中所形成文件的材料随时收集、整理、分类、更新、归档、保管。

三、立档的文件应按档案系统分别归类,按存档文件性质编目,按年度和时间顺序排列组卷。组卷以文件形成的自然规律和保持文件之间的历史联系为原则:

(一)对同一会议、同一项目、同一专题形成的文件,正本与定稿、正本与附件、请示与批复、转发件与被转发件等联系密切的文件组合在一起;

(二)录音、录像、图片等声像文件与纸质文件统一整理、编目,分别存放,并在案卷目录或卷内文件目录上注明互见号,以保持相互间的联系,便于查找和利用。

四、档案为本协会财产,未经批准不得外借。

五、在借阅档案文件时要履行借阅手续。

六、工作人员离职前,必须按规定整理、移交档案。交档方与接收方应办理正式交接手续。

第六章 办公用品管理

一、办公室负责日常办公用品、办公设备的购买、保管与发放。

二、各部门人员按照实际需要向办公室申请日常办公用品,并确定订购品种、数量。

三、购置办公设备及办公用品应按规定的采购申报程序,并按管理权限由协会领导审批后,交办公室负责购置。

四、建立日常办公用品发放办法及手续,领取办公用品应登记到人,由办公室予以检查。

五、对达到固定资产标准的办公设备,应做好登记、备案工作。

固定资产,是指同时具有以下特征的有形资产:

(一)为行政管理,提供服务、生产商品或出租目的而持有的;

(二)预计使用年限超过1年;

(三)单位价值2000元以上(2000)

六、各部门人员应认真维护办公设备。损坏时应及时上报,属正常磨损的应及时修理,属意外损坏的应上报说明原因,办公室应做相应记录。

七、新进人员到职时申请日常办公用品。人员离职时,将剩余的日常办公用品一并交还。

 

第七章 财务管理

 

20147月经第二届理事会第四次会议通过

为了加强协会的财务管理,建立健全财务监督机制,参照《民间非营利组织会计制度》、上级管理部门和税务部门的有关规定以及协会章程的相关规定,结合协会的实际情况,修订本办法。

第一条 协会实行自收自支、独立核算、独立建账的财务管理制度。

第二条 协会配备有上岗资格的专职(兼职)的财务人员。会计、出纳要分设,账、钱、物要分人管理。在银行开设账户,设置账簿,对协会的资金活动进行会计核算。

第三条 协会的经费收入包括:

1、会费收入。

2、接受国内外团体、单位、个人的捐赠收入。

3、政府部门委托承担某项事务所拨付的专项经费。

4、有偿服务收入。协会开展的咨询服务、技术开发、办理行业培训、展览等服务项目所取得的收入。

5、其他收入。

第四条 协会的经费用于以下开支:

1、事业活动费。用于开展行业交流、学习考察、调查研究、技术开发、咨询服务、承担委托任务、举办宣传展览和人才培训等。

2、会议费。用于召开年会、代表大会、理事会、学术会、专题讲座、工作会和评审会等。

3、办公费。协会办事机构日常办公、通讯、旅差、设备购置维修、租用办公用房、购买业务书籍、报刊、网站维护费及信息维护费等。

4、印刷费。出版、发行经有关部门批准的刊物、报纸、编印有关资料、文件。

5、协会聘请工作人员的工资、社会保险费、住房公积金、通讯补贴、交通补贴、职称补贴、差旅费补贴、福利补贴以及劳务费等。

6、其他合理开支。

以上费用的开支,按照国家和地方财政和税务规定有关标准执行。

第五条 要建立健全和严格执行报销审批制度,所有支出要有经办人、证明人和协会负责人审批才能报销。对不符合规定或审批手续不全的支出,财务人员有权拒绝支付。

一、审批权限:

(一)协会会长

(1)会议费、印刷费、固定资产和其他日常办公费用支出6000元以上;

(2)业务临时借款6000元以上;

(3)秘书处发放的所有奖金,包括年终奖、按奖励办法计发的奖金等。

(二)协会秘书长

(1)会议费、印刷费、固定资产和其他日常办公费用支出6000元以下(含6000元);

(2)业务临时借款6000元以下(含6000元);

(3)协会日常正常工作需要提取的现金;

(4)协会工作人员工资、加班费和各种补贴以及节日费等;

(5)协会工作人员的社会保险费、住房公积金。

(三)会长办公会议

(1)审批调整协会工作人员工资、各种补贴以及节日费等;

(2)审批协会各类奖励办法。

二、审批程序:

(一)报销人按以下流程进行报账:

报销人填写相关费用报销单据→秘书长审核签字→会长审核签字(超过审核权限时)→会计审核签字→出纳付款

(二)报账要求。

开支的成本费用,必须取得正式发票或其他符合有关会计法规和财务制度规定的有效凭据(并附与发票或凭据相关且必要的合同、协议、文件、清单或其他证明资料),由经办人填写费用报销单,注明支出事由、附件张数、报销金额以及报销日期,并按不同的内容分别归类粘贴原始单据和发票。

第六条 要建立健全财产管理制度,协会购买的固定资产,要登记入账。员工工作变动时要办理固定资产移交手续。防止协会资产流失。

第七条 要加强财务管理监督,健全内部管理制度。协会每年要定期向常务理事会报告财务收支状况。财务人员变动时,必须办理账款移交手续。法定代表人离任时要进行财务审计。